Guia completo sobre certificado digital: o que é, quem precisa e como emitir?

O certificado digital é uma tecnologia indispensável para pessoas físicas e jurídicas que desejam realizar transações eletrônicas de forma segura e eficiente. Com ele, é possível validar a autenticidade de documentos digitais, como Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), entre outras atividades fiscais obrigatórias. O Certificado Digital funciona como uma identidade digital para pessoas físicas e jurídicas, emitido por Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Ele permite a realização de diversos procedimentos online, como envio da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), acesso ao Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex), declaração do Imposto de Renda de pessoa física, verificação da situação fiscal e inscrição e consulta no Cadastro Específico do INSS (CEI), entre outros.

Neste artigo tire todas as suas dúvidas sobre o certificado digital, como emitir, suas vantagens e mais.

O que é um Certificado Digital?

Um certificado digital é, essencialmente, uma assinatura eletrônica que contém informações detalhadas sobre seu titular. Essa tecnologia utiliza chaves criptográficas armazenadas em um arquivo digital ou token, assegurando a identidade única e segura do usuário.

Para que serve o Certificado Digital?

Na prática, o certificado digital atua como uma identidade virtual, permitindo a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação realizada em ambientes eletrônicos.

Importância do Certificado Digital para empresas

Para empresas, o certificado digital é fundamental para cumprir com as obrigações fiscais. Ele permite a emissão de notas fiscais eletrônicas, a realização de declarações e a autenticação de contratos, garantindo a conformidade com as exigências da Receita Federal. Além disso, o certificado digital facilita a comunicação segura com órgãos governamentais, proporcionando maior transparência e eficiência nos processos administrativos.

Quem precisa de um Certificado Digital?

De acordo com a legislação nacional, o uso do Certificado Digital é regulamentado pela ICP-Brasil e obrigatório em diversos casos:

1. Pessoas físicas: o Certificado Digital é essencial para garantir a segurança e autenticidade em transações online, permitindo a assinatura de contratos, envio de declarações como Imposto de Renda, procurações online, acesso ao site da Receita Federal, compra e venda de imóveis, entre outras ações;
2. Empresas no regime de Lucro Presumido e Lucro Real: empresas nesses regimes tributários devem emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e), além de enviar declarações mensais e anuais à Receita Federal. O Certificado Digital é necessário para assinar digitalmente documentos, cumprindo obrigações legais e fiscais;
3. Empresas do Simples Nacional: empresas com mais de dois funcionários no Simples Nacional precisam do Certificado Digital para diversas atividades, incluindo o lançamento do FGTS dos funcionários e o envio de informações à Previdência Social;
4. Microempreendedor Individual (MEI): o MEI deve emitir notas fiscais quando vende para pessoa jurídica, necessitando do Certificado Digital para essa operação, sujeita às normas estaduais vigentes.

Sem o Certificado Digital, tanto pessoas físicas quanto jurídicas podem enfrentar dificuldades para cumprir obrigações tributárias e acessórias, podendo resultar em multas e problemas legais. Além dos casos mencionados, sua utilização é recomendada em diversas outras situações para garantir segurança nas transações e credibilidade junto aos clientes.

Anatomia do Certificado Digital

A composição de um certificado digital inclui:

• Informações do titular: dados da pessoa ou empresa, como CPF ou CNPJ;
• Chave pública: associada ao CPF ou CNPJ do titular;
• Assinatura digital: emitida por uma Autoridade Certificadora Confiável, que garante a validade do certificado.

Vantagens do Certificado Digital

O uso do certificado digital traz diversas vantagens, entre as quais destacam-se:

• Validade Jurídica: a assinatura digital possui o mesmo valor jurídico que a assinatura manuscrita;
• Sustentabilidade: reduz a necessidade de papel, reconhecimento de firma em cartório e deslocamentos físicos;
• Segurança: oferece alta segurança contra fraudes e manipulação de dados;
• Eficiência: simplifica processos burocráticos, tornando as operações empresariais mais ágeis e práticas.

Tipos de Certificados Digitais

Existem diferentes tipos de certificados digitais, cada um adequado a necessidades específicas. Os principais são:

e-CPF

O e-CPF é destinado a pessoas físicas e pode ser utilizado por empresários como assinatura digital de documentos, quando atuam como representantes legais de suas empresas. Ele não serve para a emissão de NF-e, mas é amplamente utilizado para declarações de renda, contratos de câmbio e comprovações bancárias.

e-CNPJ

O e-CNPJ é a versão digital do CNPJ, ideal para empresas. Ele permite a assinatura digital de documentos, a transmissão de dados de operações e a entrega de declarações fiscais, garantindo a autenticidade das informações.

NF-e

O certificado NF-e é específico para a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas e é altamente recomendado para empresas com funcionários. Ele assegura que as notas fiscais emitidas estejam em conformidade com as regulamentações fiscais.

Certificado A1 e A3: comparação

Os certificados A1 e A3 atendem às mesmas funções básicas, mas diferem na forma de armazenamento e no período de validade.

Certificado digital da Receita Federal

A Receita Federal tem adotado cada vez mais o Centro de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) para expandir seus serviços e reduzir a necessidade de atendimento presencial aos contribuintes.

O Certificado Digital desempenha um papel fundamental nesse contexto, agilizando os processos burocráticos de assinatura de documentos.Para adquirir o Certificado Digital da Receita Federal, é necessário inicialmente selecionar a certificadora responsável pela emissão do documento. Posteriormente, escolha o modelo adequado e inicie a solicitação no site da Receita Federal. A validação da solicitação é realizada pela Autoridade de Registro, com a opção final de conclusão presencial ou por vídeo chamada.

Como obter um Certificado Digital?

Para obter um certificado digital, basta seguir os seguintes passos:

1. Escolha uma Autoridade Certificadora: certificadoras habilitadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil);
2. Documentação: apresente os documentos necessários na agência da Autoridade Certificadora;
3. Emissão: após a verificação dos documentos, o certificado será emitido.

Certificado Digital Online

A Resolução nº 170, de 24 de abril, permite a emissão de certificados digitais ICP-Brasil por videoconferência. Essa opção é válida tanto para pessoas físicas quanto jurídicas, com certificados A1 ou A3. O processo envolve a compra do certificado, agendamento do atendimento, envio prévio dos documentos e a realização da videoconferência para confirmação de identidade.

O certificado digital é uma ferramenta essencial para a modernização e segurança das transações eletrônicas. Com ele, empresas e empreendedores podem garantir a conformidade fiscal, reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência dos seus processos.